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REGISTRO DE ESTADO CIVIL Y CAPACIDAD DE LAS PERSONAS DIGITAL

ART. 1: Declárase de interés nacional el programa del Registro Civil digital (RCdigital) para la digitalización de las Actas del estado civil y capacidad de las personas que se implementa en el Registro Civil de la Provincia de Santa Fe.

ART.2: Incorpórase a la ley 26.413 del Registro de Estado Civil y Capacidad de las Personas, como artículo 5 bis el siguiente texto:

ART. 5 bis:

El Registro se llevará en un Libro en las condiciones y requisitos previstos en la presente ley y su copia se llevará en formato digital. A tal efecto, el acta será confeccionada electrónicamente, impresa y firmada por los interesados para luego ser escaneada e incorporada a la base de datos con la firma digital correspondiente a la autoridad certificante.

ART. 3: Incorpórase a la ley 26413 como art. 22 bis, el siguiente texto:

ART. 22 BIS:

Las inscripciones registradas en formato digital conformarán una base de datos de acceso libre para los organismos públicos, para los entes privados debidamente autorizados y para los interesados que lo soliciten. Se podrán implementar asimismo, acuerdos de cooperación entre organismos públicos y privados para la transmisión on line de los registros.

ART.4: Las entidades del sistema bancario no podrán exigir a ningún beneficiario de haberes previsionales o del sistema de seguridad social la presentación de constancias ni certificados de supervivencia, a los efectos de percibir sus haberes o asignaciones.

Dichas entidades deberán arbitrar los medios necesarios para constatar electrónicamente el listado de defunciones on line de los registros civiles correspondientes.

ART.5: El Estado Nacional facilitará la suscripción de los convenios de cooperación necesarios entre las provincias y acordará créditos para implementar los programas de digitalización de los registros civiles a fin de que en un plazo de ciento ochenta días, todos los registros puedan contar con el software y hardware diseñados a tal efecto.

ART.6: El presupuesto nacional incorporará la partida correspondiente para concretar el efectivo cumplimiento de la presente ley

Art. 7: De forma.

Señor presidente:

En septiembre de 1948, mediante ley nacional 13.482, luego modificada por ley nacional 17.671 se crea el Registro Nacional de las Personas cuya misión es la de registrar y certificar la identidad de todas las personas de existencia visible. Dicho organismo delegó la toma del trámite identificatorio en los Registros Civiles Provinciales y a partir de allí, el Registro Civil no solo realiza tareas propiamente registrales sino actúa como delegado del RENAPER en materia identificatoria.

Las oficinas distribuidas en las provincias tienen como función principal realizar tareas registrales, es decir, inscripción de nacimientos, matrimonios, defunciones, rectificaciones, adopciones y como se mencionó, actúa como delegación nacional en materia identificatoria.

La tarea del Registro Civil consiste en la registración de los hechos vitales y su preservación en los libros. Las inscripciones se realizan en dos libros idénticos los cuales, al finalizar el año, se envía uno al Archivo Departamental que corresponde por jurisdicción y otro al Archivo General.

Entre los servicios que presta el Registro Civil a la ciudadanía podemos mencionar:

Tareas registrales: Inscripción de nacimientos; inscripción de defunciones; celebración de matrimonios y su registración dentro de las oficinas; celebración de matrimonios y su registración fuera de las oficinas del Registro Civil; expedición de testimonios de actas registrales; toma de reconocimientos; inscripción de adopciones; inscripción de sentencias judiciales de divorcio (mediante nota marginal en el acta de matrimonio); cambios de identidad de género y recientemente incorporado la inscripción de Uniones Convivenciales, inscripción de pactos de convivencia, inscripción de convenios matrimoniales, registración de cambios de régimen patrimonial matrimonial; registración de capacidades restringidas.

Tareas identificadoras: Toma de datos personales y biométricos a los fines de ser enviados al Renaper para la confección del Documento Nacional de Identidad y pasaportes.

Tramites no penales: los Registros Civiles se encargan también en muchos casos de confeccionar los certificados de supervivencia y certificados de domicilio.

En el año 2008 se inició en el Registro Civil de la Provincia de Santa Fe un proceso de digitalización que consistía en tomar fotografías de las actas, convertirlas en formato digital y relacionar esa imagen del acta con una persona, a través de la carga de esos mismos datos en un sistema informático.

Esto constituyó el primer esbozo de un llamado proceso de digitalización de actas del Registro Civil Provincial. Si bien desde aquella época hasta el día de hoy el sistema permitió tener digitalizadas todas las actas de nacimiento de la provincia, el sistema continuaba siendo engorroso.

A fin de acelerar el proceso de registro, el Registro Civil de la Provincia de Santa Fe comenzó a idear un proceso de digitalización desde el origen, es decir, el labrado del acta en formato digital reduciendo costos y tiempos al Estado así como un acceso más rápido del ciudadano a su acta y logrando mayor seguridad en la elaboración como en el guardado de las partidas.

Entre los objetivos básicos se encuentran:

a.- Eliminación de la escritura como método único de la elaboración del acta: Al realizarse el acta en formato digital se puede visualizar por los interesados y corregirla en el momento en caso de existencia de un error.

b.- El oficial publico realiza una carga por única vez y no ya copiando manualmente el texto en dos libros reduciendo así el tiempo de la confección del acta.

c.- Una vez que se imprime y se firma el acta por parte de los comparecientes, la misma se escanea y se firma digitalmente a los fines de trasladar una copia a un servidor en la sede central del Registro civil el cual obrara como copia fidedigna. Ello implica que el ciudadano tenga acceso a su partida vía internet a las 24 horas de labrada

d.- Se agilizan los tiempos de digitalización pues se cambia el formato de oficina de digitalización única permitiendo que todas las oficinas del registro civil colaboren con el proceso de digitalización a medida que vayan confeccionando el acta (descentralización de la digitalización)

e.- Permite realizar tareas de control o auditoria sobre los libros en formato on line

f.- Permite tener estadísticas en el momento.

g.- Al elaborar una base de datos digital, se permite que los diversos organismos públicos la consulten en forma on line

h.- Las imágenes serán firmadas digitalmente permitiendo el intercambio de archivos fidedignos con distintos organismos.

En el año 2015 se comenzaron pruebas piloto con el sistema informático finalizado en las actas de matrimonios a domicilio. Se decidió realizar la prueba piloto en las dos ciudades más importantes de la Provincia .

Al ser el cambio tan brusco – del formato papel al formato digital sin escalas – las primeras actas demoraban en confeccionarse, pero en menos de una semana el oficial publico realizaba su trabajo como si siempre hubiere sido en formato digital y en menos de un mes el sistema implementado derivo en un éxito pues se encontraban las actas escaneadas, el oficial publico concurría a celebrar el enlace solo con el acta que debían firmar los contrayentes y no con dos libros de gran porte, al encontrarse escaneadas y firmadas digitalmente las actas, las mismas podían ser retiradas desde cualquier punto de la provincia en cualquier oficina del registro civil.

En el año 2016 se comenzó a implementar este sistema RCDigital en nacimientos, matrimonios y defunciones. Actualmente el sistema informático se encuentra ya completamente desarrollado, los empleados se encuentran registrando su firma digital en el organismo correspondiente y a los fines de ponerlo en práctica solo hay que dotar las oficinas del Registro Civil de la Provincia (360 en total) con el equipamiento específico para implementar este sistema pues nos encontramos con el problema de la impresión de actas: hoy las oficinas están dotadas de impresoras laser y las mismas poseen el defecto que con el transcurso del tiempo, la impresión tiende a ser difusa, borrosa e incluso borrarse completamente luego de 10 años. Por tal motivo se deben utilizar impresoras chorro a tinta pues la posibilidad de eliminación de su contenido es prácticamente nula.

Modernizar los Registros Civiles de las Provincias implicará lograr una más rápida y efectiva respuesta a la demanda de la ciudadanía a través de un sistema informático así como generar una base de datos en tiempo real para el intercambio de información con las distintas reparticiones públicas a los fines de elaborar políticas públicas de calidad. También se pretende generar un archivo digital centralizado para poder lograr que el ciudadano o las instituciones tengan un acceso rápido y fehaciente a las actas. En cuanto a las instituciones públicas o privadas se pretende como objetivo final el intercambio de testimonios en formato digital a los fines que el ciudadano no deba concurrir al Registro Civil para luego llevar su acta a la institución requirente.

La elaboración del acta en formato digital trae aparejado el beneficio de eliminar posibles fallas en la escritura por parte del oficial público, reduce el tiempo de confección del acta pues la carga de datos se realiza una sola vez sin tener que volver a labrar la otra acta en su formato gemelar (se podrían imprimir tantas actas como se desee en el instante).

A su vez la digitalización en origen permite que el acta esté disponible en formato digital para la incorporación a la base de datos y por ende posibilita el acceso inmediato al ciudadano. Entre otros aspectos importantes, el sistema digital ofrece una fuente de estadísticas en tiempo real y por sectores geográficos de las provincias. La incorporación de la firma digital a ese acta escaneada nos permitirá un intercambio veraz y confiable de actas con los distintos organismos públicos y privados a los fines que la requieran. En suma, consideramos que este sistema sería beneficioso tanto para los empleados administrativos del Registro Civil como para los ciudadanos como así también para las reparticiones públicas.

Asimismo diversas instituciones públicas y privadas para llevar a cabo sus objetivos requieren al Registro Civil informes que deben buscarse manualmente, o que sencillamente no se poseen en tiempo oportuno. Generalmente los bancos pretenden un listado diario de las defunciones ocurridas con el objeto de depurar el listado de sus clientes; el Ministerio de Seguridad de la Provincia de Santa Fe como así también el Ministerio de la acusación – a través de sus fiscales – requieren los datos filiatorios de algunas personas a los fines de relacionarlas en una determinada investigación; el Ministerio de Salud requiere informes sobre nacimientos, defunciones, etc; el Ministerio de Desarrollo Social pretende que se le informe la cantidad de habitantes de una determinada localidad o región como asimismo si se encuentran documentados o no. Todo este tipo de información valiosa para estos organismos se presta ahora en tiempo oportuno. Implementando el sistema de actas digitales no solo se modifica la estructura organizativa de la institución y se optimizan los recursos disponibles sino que además se puede suministrar la información con mayor celeridad.

La idea es que el ciudadano no deba concurrir al Registro Civil a realizar ningún trámite. En los casos que el ciudadano requiera algún acta podrá indicar al registro y vía web a que institución debe presentar el acta y el mismo registro sería el encargado de enviar esa registración al organismo correspondiente vía internet y con firma digital que garantice su autenticidad.

Por todo lo expuesto les pido que me acompañen en el presente proyecto,